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顧客簿管理体制検討

平成21年 2月 8日:初稿
○当事務所では、初めてのお客様が来所された場合、先ず事務所所定の紙の受付簿に記入して頂き、この記載済み受付簿の紙が大量にたまっています。事件としてご依頼頂いたお客様の受付簿は、桐の「受付簿」にデータ入力されて、さらに「事件簿」にご依頼された事件の内容が入力され、いずれも顧客ID、事件IDがつけられ,以降の事件関係データ入力は全てこのID番号の入力だけで、「一度入力したデータは二度と入力しない」システム化が図られています。

○しかしこれまでは,相談止まりで事件としてご依頼頂けなかったお客様の受付簿内容は桐「受付簿」にはデータ入力がなされず、紙のまま保管していました。一度相談されても、何度か継続して相談される方のデータも紙のままにしており、例えば数年ぶりに相談に訪れる方の紙の受付簿を探す作業は大変はままの状況でした。

○今般、相談記録簿を作成し、相談の都度、相談内容を相談者にプリント交付するシステムを作りましたので、お客様に最初にご記入頂いたデータの必要部分を、「顧客簿」に入力しなければなりません。事件にならず相談止まりであった相談者のデータも桐「顧客簿」に入力されていれば、数年ぶりの相談者のデータも瞬時に検索でき,且つ、過去の相談内容データも瞬時に判れば、相当便利になります。

○お客様に対するサービス強化という意味ではもっと早く実現しておくべきものでした。お客様の受付簿データを、桐「顧客簿」に入力する作業は、5分もあれば十分であり大した労力はかかりませんが、この体制作りのために事務局の業務配分をどうすべきか見直しが必要になります。








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