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小松亀一法律事務所事務処理準則1

昭和62年 1月 1日:初稿 平成17年10月25日:更新
以下の小松亀一法律事務所事務処理準則は、昭和62年頃から少しずつ記載し始め、徐々に改訂を重ねて、平成5,6年頃の段階で、改訂作業がストップしていたものです。

改訂作業がストップしたのは、平成6年頃から桐による事務処理が本格化し始め、桐による事務処理自体が事務処理準則になってしまったからです。

今般、たまたま見直したら、パソコンはDOS時代の記載で文書作成方法も古いものですが、まだまだ役に立つ記載もあり、又おろそかになっており、反省を迫られる部分もあったことから、今後、現在の桐による法律事務処理体制に合わせたものに書き換えていこうと思い掲載した次第です。




小松亀一法律事務所事務処理準則



<初めに>

 本準則は、パソコン(特にリレーショナル・データベースソフト「桐」)の高度利用による事務処理の合理化・定型化・省力化を通じて
・弁護士及び事務員の事務処理能力の向上させ、
・それによってより良質のサービス実現すること、
を目指して作成する。
   ①内容を充実させ、
   ②読みやすく且つ分りやすい
事務処理準則とするため、弁護士・事務員共に、日々見直し、改良・改訂を加えてゆく。


第1章 事件事務処理総則

第1条(受付簿)
・新規事件の申込は、受付簿(個人用-書式1号、法人用-書式2号)によって受け付ける。
・受付簿は、相談者欄を申込依頼者に記載してもらい、それ以外の部分は弁護士が記載する。


第2条(受付処理)
・事件の申込が相談に留まる場合は、事務局長事務員(以下局長事務員と言う)が受付簿を相談事件簿に綴じて保管する。
・事件として受任した場合、弁護士は担当事務員を任命し、担当事務員は次条以下の職務を行う。
・事務員は自己の担当事件の依頼者が打合せ等のために来所した際の初めての機会において、自分が事件処理補佐を担当する旨を告げて挨拶し、依頼者と面識を得る。
<一行コメント>
自己の担当事件の依頼者は自分の客と思って仕える気持を持つこと。


第3条(事務指示及び処理結果)
・弁護士は、事務局に対する事務処理指示は、原則として、口頭及び各事務員別日誌弁護士指示項目に入力して行う。   
・事務員は、前項の指示に基づいて事務を処理し、事務処理が完了した時は各事務員別日誌の所定事項に入力する。


第4条(事務員心得-基本)
・事務員は自己の担当事件について、その内容・手続種類・進行状況等を常に把握し、依頼者等からの問い合せに対して速やかに回答できるように怠りなく準備する。
・事務員は、ただ漫然と事件処理をすることなく、常に事件処理の意味を考え、不明・疑問点は弁護士、先輩事務員及び各種文献等で確認し、次条の事務員覚書を作成しながら、事件処理を通じて法律実務に精通するように努める。
<一行コメント>
一つの事件を最初から最後まで担当することで責任感を養う。


第5条(事務員心得-覚書等)
・各事務員は、次の要領で事務員覚書を作成する。
①A4版26穴ファイルを使用し、背表紙に「各事務員名+覚書」と記載し、第1頁に本事務処理準則を綴じる。
②弁護士より事務指示を受けた事項又は自ら処理予定とした事項を、第3条の事務局日誌自己予定項目に入力後、必要に応じて、事務員覚書に記載する。
③事務員は事務処理遂行過程において、重要と判断した事項については、法律手続事項に限らず(特に失敗した事項について)、事務員覚書に記載して、事務処理能力の向上に努める。
・各事務員は、常に事務員覚書の点検を行い、事務処理に遺漏のないよう努める。


第6条(事務員心得-迅速事務処理の原則)
・事務員は、必要な事務処理事項は可能な限り迅速・的確な処理に努めるものとし、弁護士より指示された事項については、出来る限りその日のちに処理を完了することを原則とするように努める。
・事務員は、事務員覚書等事務処理合理化のために役立つ一切の情報管理のために、パソコンのH:\A\事件管理\ディレクトリのデータ領域に自己名義のサブディレクトリを作成し、必要なデータを入力し、事務員相互の閲覧に供し、相互の向上に努める。
<一行コメント>
実務は体験を通じて身体で覚えることが一番。知識は分け与えること。


第7条(事務員職務区分)
・複数名の事務所事務員を
①事務局局長事務員(以下局長事務員という)
②事務局次長事務員(以下次長事務員という)
③一般事務員(以下一般事務員という)
と区分する。
・前項の区分は、所長が事務所在籍期間・事務処理能力等を考慮して決定する。
平成6年3月1日現在は
①事務局局長事務員:○○○○
②事務局次長事務員:○○○○
③一般事務員:○○○○、○○○○(パート)
とする。
・局長事務員は、所長の指示に基づき事務局全体の運営を統轄し、次長以下の事務員は局長事務員の指示に従う。
・次長事務員は、局長事務員を補佐し、局長不在の際は局長に代って事務局全体の運営を統轄する。

以上:1,973文字

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