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小松亀一法律事務所事務処理準則2

昭和62年 1月 1日:初稿 平成17年10月25日:更新
第2章 事件記録管理

第8条(事件ファイル)
 
担当事務員はA4版コクヨフラットファイルを利用し、次の要領で事件記録を事務所用と依頼者送付用の2部作成する。
・事件記録の編綴(以下事件ファイルという)は、原則として右綴じとし、次の分類によって行う。
①一般事件・原告事件 黄色
②被告事件 赤色
③刑事・管財人職事件 緑色
・事件ファイル表紙には直ちに、事件名、裁判所、事件番号、担当書記官名、担当事務員名、依頼者名、電話・FAX番号、相手方名、電話・FAX番号、相手方代理人名、電話・FAX番号等所定事項を記入し、第1頁に受付簿を綴じ、表紙裏に経過表(書式3号)を貼付する。
・事件ファイル裏表紙の裏にA4版紙袋を貼付して2穴編綴が好ましくない書類と報告書作成用ひな型文書5枚(書式4号)を入れる。
・不動産競売事件等裁判所においても左綴じとしている事件についての記録は事務所においても左綴じとする。
<一行コメント>
事件ファイルの表紙の記載を忘れないこと。

第9条(民事裁判事件記録等編綴順)
・民事事件についての裁判事件記録は次のとおり分類し、分類順に編綴する。
第1類-主張関係
①受付簿
②訴状(調停申立書、破産申立書、保全処分申立書、起訴状等)
③答弁書
④準備書面-提出順
⑤判決書・決定書等(写し)
⑥控訴状

第2類-立証関係
①証拠申立書(書式14号)-原・被告別に提出順に綴じる。
②証拠説明書
③甲号証控-書証番号順に青色インデックスをつける。
④乙号証控-書証番号順に赤色インデックスをつける。
⑤検証調書
⑥本人質問・証人等尋問調書

第3類-添付書類・期日関係書類
①委任状写し(委任状は書式15ないし20号)
②資格証明書写し
③固定資産評価証明書
④期日呼出状、期日請書、併合決定書等裁判所からの書類

第4類-その他の書類
弁護士メモ等未提出書類
参考判例

第5類-書証原本

第6類-報告書
依頼者との書類のやり取り、書類送付の件等
・本裁判に至らない一般示談交渉事件、調停事件、保全申立事件等についても、出来る限り前項の例にしたがって記録を編綴する。


第9条の2(刑事事件記録編綴順)
 刑事事件についての裁判事件記録は次のとおり分類し、分類順に編綴する。
第1類-主張関係
①起訴状
②冒頭陳述書要旨
③論告
④弁論
⑤判決書・決定書等(写し)
⑥控訴状

第2類-立証関係
①検察官証拠等関係カード
②弁護人証拠等関係カード
③証拠調請求書(弁護人提出)
③検察官提出証拠控-各書証毎に青色インデックスで内容を表示する。
④弁護人提出証拠控-各書証毎に青色インデックスで内容を表示する。
⑤検証調書
⑥被告人本人質問・証人等尋問調書

第3類-添付書類・期日関係書類
①公判期日指定書
②弁護人選任に関する通知並びに照会
③弁護人選任届写し(弁護人選任届は書式  ないし  号)④期日呼出状、期日請書、併合決定書等裁判所からの書類

第4類-その他の書類
弁護士メモ等未提出書類
参考判例

第5類-書証原本

第6類-報告書
依頼者との書類のやり取り、書類送付の件等
<一行コメント>
記録は整理整頓に尽きる。整理整頓されない記録はただの紙。


第10条(裁判事件等記録編綴方法)
・裁判所事件記録は第1ないし5類の頭初に各分類名を記載した青色インデックスをつけた黄色のA4版用紙を綴じる。
・裁判所事件記録が厚くなって分冊の必要が生じた場合は、前条・項の分類を基準として次の順序で分冊する。
①第2類立証関係書類(最初は甲乙両号証、次に甲乙別々に分ける)
②第1類主張関係書類
③第4類その他関係書類


第11条(甲乙各号証の保管方法)
・前第6条・項第2類の甲乙各号証事務所用控は、原則として、A4版用紙に統一して写しを取ったものとする。
 但し、不動産登録事項証明書・固定資産評価証明書等の様に、再取得可能な書証についての控は原本を控とする。
・前条第5類の書証原本は、書証として写しを裁判所に提出したものには書証番号の付箋を付け、分冊した独立のファイルに綴じ、耐火キャビネットに保管するように努める。
 尚、量が少ない場合は裏表紙裏の袋に入れて保管する。


第12条(一般事件記録編綴方法)
 本裁判に至らない一般示談交渉事件、調停事件、保全申立事件等についても、出来る限り前・ないし・項の例にしたがって記録を編綴する。
<一行コメント>
見やすく検索しやすいことが記録編綴のポイント。


第13条(事件終了時の事件ファイルの処理)
・事件が終了した場合、事件ファイルは原則として
 ①依頼者に事件ファイル受取証に署名押印を貰い、
 ②「事件ファイル保管についてのお願い」(書式 号)を交付
した上で依頼者に返還する。
・弁護士が必要と判断した事件ファイル等の書類は、依頼者に返還せず、事務所に保管する。

以上:1,941文字

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