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小松亀一法律事務所事務処理準則5

昭和62年 1月 1日:初稿 平成17年10月25日:更新
第5章 文書の受領及び発送


第29条(郵送等文書等の受領)
・次長事務員は、毎日出勤時、午前11時50分頃、午後4時頃の少なくとも3回、1階郵便受ボックスを確認し、郵送文書を受領する。
・受領した文書・物品等は、受領日のうちに、葉書・物品はそのままで、又、封書で来た文書は開封して、直ちに、その開封封書と共に、弁護士机上に置く。
 但し、書留ないし配達証明郵便は、データ・バインダー(受領日付印)を押すこと。
・弁護士は文書を閲覧した後は、チェックし、所定の指示をした上で担当事務員の机の上に置き、各担当事務員は、その都度受信録.TBLに入力した上、指示に従った処理をする。
・葉書は弁護士が保管を要すると判断したものを葉書ファイルに分類整理して綴じる。


第30条(郵送外文書の処理)
・郵送外の文書・物品等を受領した事務員は、前条同様の方法で、弁護士机上に置く。
・委員会通知等仙台弁護士会関係書類は、受領しても受信簿.TBLに記載しないで直接弁護士の机上に置き、当該委員会担当の事務員は、弁護士の指示に従って各委員会記録等に綴じる。


第31条(文書の発送)
・文書の発送は、原則として、
 ①その文書に関係する事件の担当事務員が、
 ②担当事件が明確でない場合は局長事務員が、
その都度発信録.TBLに入力する。
・文書を発送したときは、原則として事務所用控を記録に綴じる。
・文書の発送の際は、必要に応じて
①書類等送付の件(種類送付.FRM)
②書類交付のお願い(交付願.FRM)
③送金案内の件(送金案内.FRM)
を同封する。


第32条(書留・配達証明付き文書の発送)
・配達証明付郵便で発送したときは、事務所用控の次に配達証明葉書貼付用台紙を綴じる。
・書留・配達証明等の送付証明書は、一括して専用の保存ノートを作成して貼付する。
・配達証明葉書は弁護士机に置くことなく、直ちに前・項の台紙に貼付する。
第5章 文書データ等作成管理


第33条(文書作成)
 文書作成等の事務は、原則として、ネットウエア386JV1.2システム上のパソコン6台を有効に使用し、省力化、効率化に努める。


第34条(事件文書管理方法)
・事件文書はH:\A\民事事件ディレクトリに、事件毎に原則として依頼者名4文字で、サブディレクトリを作成し、そのサブディレクトリ内に保管する。
 尚、Hドライブはサーバーパソコンのデータ保存用ハードディスクにある。
・文書の表題は、以下の原則に従い、全角4文字で内容が出来るだけ特定できるように工夫して作成する。
①表題単一で内容の判るものそのまま
EX.訴状、答弁書、仮差申立、仮処申立、調停申立、即和申立(即決和解申立)、物件目録、当事者目、
②表題単一で内容の判るものでも同一ディレクトリ内に2以上存在するときは、番号を付加して特定する。
EX.訴状1、訴状2、仮差申1、仮差申2、
③通知書、催告書のように、表題のみでは内容が判らないものは、年月日で特定する。
EX.平成7年1月10日付通知書は、H70110通、
 平成7年10月28日付催告書は、H71028催


第35条(ワープロ文字使い分け基準)
 ワープロの文字の使い分けは、原則として次のとおりとする。
・大文字(12ポイント)
明朝体   通常訴訟事件等
ゴシック体 保全・執行事件等
・中文字(9.6ポイント)
明朝体   試し刷り 
ゴシック体 裁判外事件の一般文書、陳述書、報告書等


第36条(弁護士原稿起案要領等)
・弁護士原稿等事務所文書の起案の要領は次のとおりとする。 
①司法研修所要件事実方式を原則とする。
②1要件1文主義を原則とし、2行以上にわたる長い文章は出来るだけ避ける。
③「が」、「の」は、意味が不明確なので出来るだけ使用を避ける。
④形容詞、副詞(著しく、大変、非常に、等)は、文章をあいまいにし、無用に相手の感情を害するので出来るだけ使用を避ける。
⑤売買代金、明渡、交通事故、手形、境界確定等の訴状は定型化、ルーティン化し、H:\C\書式\訴状ディレクトリに保管する。
・事務員の文書作成要領も前項の例による。
・事務員は、弁護士の起案原稿に慣れることに努める。尚、弁護士の原稿には別紙原稿略語目録記載の略語を使用する。


第37条(原稿処理)
・弁護士は書面の原稿を作成した場合、関係記録にはさんで担当事務員の机の上に置く。
・事務員は、原稿をワープロ入力した試し刷り原稿を作成した場合、弁護士の机の上に原稿と共に置く。
・弁護士は、試し刷り原稿を点検確認した完成原稿を担当事務員の机の上に置く。


第38条(原稿完成時の原稿等読み合せの原則)
 事務員は完成原稿に基づいて文書を完成させた場合、
・必ず最終原稿と完成ワープロ原稿を2名の事務員で読み合せをして最終チェックをし、
・特に不動産登録事項証明書、固定資産評価証明書記載事項等は、必ず証明書原本との照合を怠りなくし、
・その後最終原稿と共に完成ワープロ原稿を、弁護士の机の上に置き、弁護士の最終確認を受けた後に、しかるべき提出先に提出する。


第39条(図書整理)
・図書を購入した場合は、次長事務員は定期刊行物を除いて裏表紙の前面に蔵書スタンプを押し所定事項を記入し、図書データ.TBLに入力する。
・判例時報、判例タイムズは、配本と同時に細目次をコピーして、26穴の目次帳に綴じ、コピーした目次帳に弁護士が赤鉛筆でチェックした部分はコピーして、26穴の判例等コピー帳に綴じる。


第40条(人脈データ)
・弁護士の人脈データは、次長事務員が、友人(FR)、同級生(CM)、同業法曹(弁護士、裁判官、検事、公証人等SP)、隣接業者(司法書士、公認会計士、税理士、弁理士、不動産鑑定士、土地家屋調査士、社会保険労務士、中小企業診断士、行政書士等NP)、親戚知人(RL)、家族(FA)に分類して、H:\B\個人データ\個人データ.TBLに入力する。
・依頼者及び取引先のデータは、各担当事務員がH:\C\事件管理\顧客データ.TBLに入力する。


第41条(移動等通知の処理)
・転居通知、独立開業通知等の移動を示す文書が届いた場合、次長事務員が、受領後直ちに前項の個人データ.TBL又は顧客データ.TBLに、旧住所は備考欄に移転年月日と共に移記した上で、新住所を住所欄に入力する。
・年賀状、暑中見舞、お中元、お歳暮の発送、受領は、次長事務員が個人データ.TBL又は顧客データ.TBLにその都度入力する。
<一行コメント>
年賀状整理は最良のデータ整理のチャンスである。


第42条(データバックアップ)
 局長事務員は、毎日、業務終了時に、
   ・H:\A\のデータをJ:\Aに
   ・H:\B\のデータをJ:\Bに
夫々ZCOPYによってバックアップをとる。
<一行コメント>
データのバックアップは出来るだけこまめに取ること。
以上:2,808文字

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