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事件記録の保管方法等

平成18年 5月23日:初稿
○おそらく殆どの事務所では事件記録の保管方法は紙ファイルに一定のルールに従った順序で綴じて保管しているものと思われます。問題はこの事件記録は次々に溜まることで、当事務所では昭和57年に独立後平成2,3年頃までは終了した事件記録は、気仙沼市の実家に送り、その一室の書棚に年代順に並べて貰っていました。

○しかし10年も経つと気仙沼の実家の記録保管室の書棚も一杯になって置けなくなり、平成3年頃からは事務所内に置くようになりましたが、溜まる一方となり、平成5年頃からは事件が終了するとその事件記録はお客様にお返しするようになりました。

○当事務所では事件を受任するとお客様用事件ファイルも作ってお渡しし、事件処理で作った文書類は全て複写して使用の都度お客様にも送付して、最初にお渡ししたファイルに綴じていただき、打ち合わせ等の時はそのお客様用ファイルを持参頂くことを原則としております。

○従ってお客様は当初から事件記録は事務所と同じものをお持ちになっていますので、当事務所で使用していた事件記録ファイルを返して貰う必要はないのですが、お客様に記録保管スペースがないとの事情を説明申し上げて事件ファイルを引き取って貰うことを原則としています。

○平成5年頃から終了事件記録ファイルを原則返還することにしたのは、その頃にはパソコンでのデータファイル化が進み紙の記録は返してもデータはパソコンに残っているので不都合はないと判断したからです。

○しかし特に債務整理事件等は例えば数年に渡る分割返済での和解をした場合など、後になって債権者やお客様から問い合わせを受けることもあり、事件の種類によっては事件終了と同時に返還しないでしばらくの間保管しているもののありました。事務員達は、いくらパソコンのデータに残っていても紙がないと何となく不安という気持ちがあったからと思います。

○ところがこの事件記録ファイルも相当溜まってしまいどうしようか思案しましたが、結局、どのような種類の事件も事件終了と同時にお客様に事件記録ファイルはいったんお返しすることにしました。しかし万一後になって紙の事件記録を参照する必要が生じた場合に備えて一定のルール作りは必要と思います。

○そこで事件記録ファイルの事件終了後お客様に返還するに当たってのルール作りと合意書等の作成の必要性を感じているところで徐々にルールを整理したいと思っているところです。
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