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これまでの相談・受任事件数内訳から今後を考える3

平成24年12月26日:初稿
○「これまでの相談・受任事件数内訳から今後を考える2」を続けます。
事件統計フォーム紹介」で当事務所の事件簿について「事件について統計が簡単に取れるように以下の事件簿統計フォームを作っております。」と記載して、事件簿統計基本フォームの画像から紹介しております。
この統計フォームによって毎年の新規受任事件を交通事故・男女問題・倒産整理等の事件種類毎、且つ、担当事務員毎に且つ集計行だけの表示、各データ行も含めた表示等ワンクリックで切り替えて表示出来るようになっています。

○「統計を取ってどうするのよ、と聞かれると答えに窮するのですが、自分が現在取り扱っている事件や過去に取り扱った事件の種類・件数を正確に把握できて何となく気分がよいと言うだけで、これ又自己満足の道楽に過ぎませんね(^^;)。」とも記載していますが、これは多少謙遜した表現であり、実は、現在事件の洗い直し-点検-をするとき、新規事件の担当事務員を決めるとき等結構役立っています。最近は、毎年新規受任事件数の減少がもろに判って危機感を抱かせるという意味で、大いに役立っています(^^;)。

○当事務所ではお客様が相談のために来所されると先ず紙の顧客簿に氏名・住所・生年月日等所定事項をご記入頂き、これを事務員が桐データベースシステムの顧客簿に自動入力される顧客IDから始まる必要データを入力します。相談を超えて事件になった場合は、これも自動入力される事件IDから始まる必要データを入力し、この各ID付きの顧客簿・事件簿が当事務所顧客・事件管理の日本の柱として,その後に作成する各種文書に連動して、文書作成が合理的・省力化されて作成出来るようシステム化され、あくまで自称に過ぎませんが、日本一便利な法律事務処理システムを構築しております。

○ところが、今般、顧客簿について、事件簿のような統計フォームがないことに気付きました。「これまでの相談・受任事件数内訳から今後を考える1」に、「新件相談は、相談件数を正確に顧客データベースに入力するようになった平成14年247件で、平成15年から平成20年までは200~300件で推移し、平成21年194件、平成22年164件、平成23年146件と減少し、平成24年118件まで減少しました。新受事件数は、正確に事件データベースに入力するようになった平成13年211件でその後平成19年までは200件台で推移し」なんて記載していましたが、事件簿のようにワンクリックで切り替えて各年度の相談件数を割り出したのではなく、絞り込み等手作業を繰り返し割り出し、結構、面倒でした。

○そこで現在、顧客簿についても、事件簿同様の統計フォームを作り、各年度の各月の新規相談顧客データを相談契機毎に一覧出来るフォームを作成中です。そんな統計フォームを作ってどうするのよと聞かれると、また,答えに窮するのですが、新規顧客の相談契機等を正確に把握し、営業強化の対象を絞る等の対策を立てる参考にしようかと考えています。

○当事務所顧客簿は、来所相談された方のデータを正確に入力するようになったのは平成13年からでそれ以前は事件を受任した方のデータしか入力していませんでした。平成13年からのデータで来所相談数がピーク平成15年には324件もあったのには自分でも驚きましたが、その後の減少ぶりにも驚きました。顧客データで重要なものに来所契機がありますが、「従前顧客」、「HP」、「弁護士」、「隣接士業」等のデータを正確に記載して、その統計を取り、良く事件を紹介して頂くお客様には中元・歳暮等の贈り物で感謝を示す等営業強化の手段として利用していこうと思っております。

○当事務所顧客簿には、33年間も弁護士稼業を続けているのに平成24年12月25日時点で4172レコードしかありません。平成12年以前のデータは正確に取っていないこともありますが、いずれにしてもこの程度のお客様データしかなくて33年間弁護士として何とか食べてこれたのは、弁護士業界はまだまだ甘いと言わざるを得ません。

○弁護士1年生の時、仙台弁護士会の二大看板弁護士と呼ばれた有名な大先輩弁護士から、年賀状は少なくとも2000枚は出せるようにならないと弁護士として一人前とは言えないと言われたことがありますが、当事務所で出す年賀状は毎年700枚前後に止まっており、まだ弁護士3分の1人前です。まだまだ3分の1前弁護士として、いよいよ厳しい時代を迎えるこれから、どうやって食べていくか,必死に模索していきます。
以上:1,860文字

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