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お客様への事件経過報告-紙ベースからPDFファイルへ

平成23年10月20日:初稿
○大分類「事務所」の中分類として「事務処理準則」を紹介していましたが、これは、「昭和62年頃から少しずつ記載し始め、徐々に改訂を重ねて、平成5,6年頃の段階で、改訂作業がストップしていたもので」、「パソコンはDOS時代の記載で文書作成方法も古いものですが、まだまだ役に立つ記載もあり、又おろそかになっており、反省を迫られる部分もあったことから、今後、現在の桐による法律事務処理体制に合わせたものに書き換えていこうと思い」ながら、なかなか実行できません(^^;)。

○お客様への事件経過報告は、後記のように記載しておりました。
現在は、このようなお客様への小まめな経過報告は当たり前のことですが、私がこの事務処理準則を作成し始めた20数年前に遡る昭和62年頃の弁護士業界では、全く、当たり前のことではありませんでした。私が、このようにお客様に小まめに報告していると、弁護士仲間に言うと、「えー、そんなことまでしているの」と驚かれたことが良くありました。当時の弁護士業務が、如何に「殿様商売」であったかが明らかで、司法改革による弁護士特権廃止は、当然の帰結でした。

○当事務所では20年以上前からお客様へ事件経過を小まめに報告し、事件処理過程で授受された書面は全てコピーしてお客様に経過報告書と一緒に送付していました。ところが、最近はお客様の方でも業務IT化が進み、紙での報告ではなくメールで頂きたく、事件処理過程で授受された書面もPDF化してメールに添付して頂きたいとのご要望もちらほら出て来ました。

○確かに私自身、情報の遣り取りは、殆どメールになっており、たまに紙の「手紙」を頂くと、それをいちいち2穴を開けて受信記録簿等に綴じるのが面倒で、かつ嵩張る(方言では「がさばる」(^^;))ことから、大変恐縮ながら、手紙を頂くことは、却って面倒だな、メールで寄越せばよいのにと、感じるようになっております。

○このような事情もあって、「PDFファイルとテキスト化-いきなりPDFに注意」記載の通り、各種紙書面のPDF化強化策を実行し、各担当事務員が、担当事件の書面を簡単に自分でPDF化出来るようシステム化しました。

○そこで、これからは、お客様の相談受付簿に、事件となった場合、報告形式はメールがよいか、紙ベースがよいか確認して、事件簿にはその記録を残し、メール希望の方には、授受書類もPDF化して送付する方式にします。PDFでも、イメージPDFではテキスト加工が出来ませんので、出来る限りテキストPDF化して送付します。

○この点、データベースソフト桐は、一覧表印刷、レポート印刷いずれも、瞬時にPDF化出来、桐で作成した訴状、準備書面等だけだなく各種表モノデータもPDF化して実際紙で印刷したと同じ体裁のPDFファイルに出来ますので大変便利です。桐で出来ると言うことは、イベント処理を組み込んで、メール報告をより省力化するシステム化も可能であり、また、ああでもない、こうでもないと考えていこうと思っております(^^)。

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第21条(事件経過報告の原則)
 事件の進行状況については、依頼者に確認して、送付不要との申出がない限り、各手続毎に担当事務員が報告書(書式4号)を作成し記録に編綴し、あわせて依頼者に郵送する。

第22条(事件経過報告-初回)
・第1回目の事件経過報告の際は、第5条で作成した依頼者用ファイルに事件経過報告書と訴状等の送付書類をファイルして送付する。
・第1回目の事件報告の連絡事項には
①以降送付される書類はこのファイルに綴じて保管すること、
②今後の打合せの際は必ずこのファイルを持参して事務所にお出で頂きたい旨を記載する。


第23条(事件経過報告-第2回目以降)
 以降、事件進行過程で作成した相手方に対する請求書、訴状、答弁書、準備書面又は相手方より受領した書面等の重要な書面の写し等は、事件経過報告書送付書類欄に記載して、依頼者保管事件記録ファイルに直ちに綴じることが出来るよう2穴を開けて送付する。
<一行コメント>
依頼者サービスは出来るだけ目に見える形にして提供する。

第24条(経過報告書作成方法)
 報告書の作成は以下のとおり行う。
・総合日誌に今回期日(原則として入力済みのはず)と次回期日を弁護士の指示にしたがって入力する。
・この2行のみを選択し、報告編集.FRMで必要事項を編集する。
・③次に経過報告.VIWを開き、更に経過報告.FRMで必要事項(特に次回期日欄)を編集して、「事件経過ご報告の件」を完成させる。
<三行コメント>
 経過報告.VIWは、総合日誌、事件簿の[氏名1][氏名2]、顧客データの[氏名1]が共通で、この3項目のデータが一致するレコードのみ結合する結合表である。
 尚、現在は上記・乃至・の作業は一括処理メニューで処理する。

第24条の2(来所等事前確認)
 担当事務員は、依頼者に次の必要がある場合、当該期日の遅くとも2日前までに担当事務員は、依頼者へ電話で出頭の旨を確認する。
・和解期日・証拠調等で裁判所に出頭する場合
・弁護士から指示のあった重要打合せの場合
<一行コメント>
依頼者への連絡はこまめに


以上:2,154文字

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※大変恐縮ながら具体的事件のメール相談は実施しておりません。

 


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