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事務員の育て方-訴訟事件準備書面作成における役割

平成21年 3月19日:初稿
「事務員の育て方-事務員の可能性を引き出す2」で、事務員自身が「自分の頭で文章を考え入力・表現する訓練を事務員自身が行うようになって事務員の事務処理能力は飛躍的に上昇した」と記載し、各種連絡文書、訴状、破産等各種申立書の殆どを事務員自身が作成することを報告しました。勿論、「事務員の育て方-丸投げは許されません」記載の通り、最終チェックは私自身がしております。

○弁護士業務の中で重要部分を占めるものに訴訟事件における準備書面作成があります。訴状は定型書式に基づき作成する例が多いので事務員に作成を任せることが出来ます。しかし、この準備書面については、事件内容のより具体的詳細な部分について法的思考力を駆使して作成する必要があります。そのため事務員が作成するには厳しい面があり、さすがに当事務所でも殆どは私が作成しています。

○当事務所での訴訟準備書面作成は、お客様に事前に相手方準備書面等必要な書面を送付して、次の打ち合わせではこれに対する反論準備書面を作成します等の目的を示し事前検討準備をお願いし、その上で、私がお客様と打ち合わせをしてお客様の面前でパソコン画面を見て頂きながら作成します。

○一応準備書面が出来るとお客様に持ち帰り頂き、1日かけて内容を再検討して頂き,必要とあれば翌日事務所に連絡頂き、必要な加除訂正を加えます。一応出来た準備書面は、更に担当事務員に渡し,誤字・脱字のチェックと更に内容を検討して判りづらい箇所等を検討させ、お客様からの加除・訂正等のご要望を入れて完成させます。

○一応私が作成した準備書面は、お客様から事情聴取しながらその場で瞬間的に文章化するものであるため誤字(変換ミス等)・脱字もあり、更に事務員が読んで判りづらい,意味が判らない点等もありますので、それらを事務員に入念にチェックさせます。私自身が判って書いたつもりでも、他人が読んで判らなければ情報伝達文書の意味がありませんので、事務員の意見を聞いて文章のおかしい箇所、判りづらい箇所等は出来る限り分かりやすいものに訂正します。

○この準備書面の入念なチェックを事務員にさせる目的は事務員にその事件の内容と進行過程をシッカリ理解させることも目的の一つです。その進行過程の理解で次にしなければならない業務を事務員にもシッカリ把握して貰い、次にやるべき業務を弁護士が失念し怠っている場合、それを指摘する役割も担って貰います。いわば、「はやくやれ」と弁護士の尻を叩く仕事です。

○このように準備書面作成における事務員の役割は大きいものがありますが、準備書面の内容によっては事務員が主として作成出来る場合もあることを先日発見しましたので、後日紹介します。
以上:1,110文字

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