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事務員の育て方-事務員の可能性を引き出す2

平成20年12月12日:初稿
事務員の育て方の話を続けます。
現在から18年程前ですから平成2、3年の頃から、1事件1事務員担当制を敷き、弁護士の私だけでなく担当事務員にもその事件の最終目的を考え、自分で考えながら事務処理に当たって貰うべく、事務処理で必要な文書も可能な限り事務員自身に自分の頭で考えて作成して貰うようにしました。事務員自身が考えて作成する文書は当初は簡単な連絡文書から始まり徐々にレベルを上げていき、数年後にはある種事件の訴状作成も事務員に任せるようになりました。

○当事務所創立は昭和57年5月ですが、「小松事務所パソコン等システム変遷のまとめ」記載の通り、「昭和58年ミノルタのワープロ専用機を初めて導入。当時はワープロ専用機が1台180万円もしましたが、手動式タイプライターに代わり使用し、その便利さに感激したものでした。昭和59年に2台目を入れてワープロ専用機の時代が平成2年一杯続き、随分と活用しました。

○そして平成2年10月から12月にかけ一気にNEC9800デスクトップパソコン2台とノートパソコン2台を導入し、平成3年半ば頃までに事務処理文書作成を前記ミノルタのワープロ専用機からNECパソコンのワープロに完全に切り替え、訴状等の書式もワープロ専用機から一太郎等のパソコンワープロに移しました。

○このパソコンワープロ使用の頃から、事務員自身による事務処理文書作成も本格化し、売買・賃貸借等提携書式訴状の起案も事務員に任せるようになりました。特にその頃顧問契約をさせて頂いたあるクレジット会社の立替金訴状などは、訴状形式が数種類に決まっており、先ず訴状形式を選択し、その数字を入れ替えるだけの訴状でしたが、会社内帳簿を元に訴状の数字を入れ替える作業は私が行うより事務員の方が正確にやってくれました。

○その後、離婚事件等不定形部分のある訴状についての先ず私が依頼者から聞き取り、報告書を作成し、それを短くまとめる形での訴状作成を事務員に担当させ、文章のポイントを押さえた要約化の練習を兼ねた訴状の起案も訓練して、定型書式訴状だけでなく不定型の訴状も事務員が起案できることが判りました。

○また破産事件については、破産申立書の「破産に至る経緯と事情」についての聞き取りと文章化も私自身が慌ただしくやるよりは事務員がじっくり時間をかけて聞いて書いた方がより丁寧で詳しいものが出来ることも判り、破産事件における必要文書はほぼ100%事務員の起案によるようになりました。

○私自身の起案は、繰り返し書いてきましたが、お客様が居る間にお客様の目の前で確認しながら行い、お客様が帰る時にはほぼ完成させることを原則としています。事務員が行う起案も可能な限り同様に行うようにして、例えば前記破産申立書「破産に至る経緯と事情」も事務員がお客様から聞き取りながら文章を作成し、一通り完成させた後に私が出て、その内容をチェックし,不足分等補充して完成させます。このようにお客様から聞き取りをし、その場で自分の頭で文章を考え入力・表現する訓練を事務員自身が行うようになって事務員の事務処理能力は飛躍的に上昇したと思っております。
以上:1,293文字

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