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事務員の育て方-事務員の可能性を引き出す1

平成20年12月11日:初稿
事務員の育て方の話を続けます。
私が弁護士になったおよそ30年前は、弁護士業務は弁護士しか出来ない特別に重要な仕事であり、事務員は所詮事務員であり,弁護士の仕事を事務員に任せることは弁護士の基本に反すると言う様な考えが強く、事務員の仕事は弁護士補助であり、事務員に訴状まで書かせるなんてことは以ての外であると言う方も居ました。

○私は、この「事務員は所詮事務員」と言う考え方に猛反発を感じ、また法律事務所業務に最終的に全責任を所長弁護士が負えばよく、事務所内での事務分担として事務員に対しどのような仕事をさせるかはその事務所内部の問題であり、訴状まで書かせるのは以ての外なんて考えは時代遅れも甚だしいと考えました。

○「事務員は所詮事務員」と言う考え方では事務員の仕事は,お茶くみ、掃除、コピーそして弁護士起案の清書作業と言う自分の頭で考えることのない単純作業の連続であり、事務員自身としても仕事に魅力を感じることがなく、そのため法律事務所事務職員の定着率が悪く、女性の場合結婚等を理由にせいぜい数年の短期間で辞める事務員が多く、男性でも他の職場に移る事務員が圧倒的に多いと感じていました。

○「事務員は所詮事務員」ではなく自分の頭で考えて可能な限り弁護士の事務処理に近い事務処理能力をつけて貰うには先ず文書コピーや清書作業のような部分的な仕事だけではなく、法律事務処理全体について知って貰う必要があり、そのためには一つの事件を最初から最後まで担当して事務処理全体の流れを掴んで貰うことが最重要と考え、1事件1事務員担当制を敷いて事件が入るとお客様に担当事務員として紹介し、その責任をシッカリと自覚して貰うことから始めました。

○そして事件内容を事務員にもシッカリ理解して貰うためその事件の最終目的を説明し、それに向かって例えば相手方に対する連絡書面等も弁護士が起案したものを清書するのではなく、その最終目的に向かって事務員自身に文書内容を考えて貰いました。私は口頭で,要点だけ述べ、後は事務員自身が自分の頭で文書全体を考えワープロ入力して私に提出するよう指示し、私が事務員が作成した文書を添削して、最終的に私の責任で送付するとの形式を原則としました。

○当初戸惑っていた事務員はどのように書くべきか,良く質問してきましたが、私の答えは「自分で考えろ!」が原則でした。類似事件で私が作成した文書或いは参考文献等を指示し、兎に角、事務員自身が自分の頭で業務遂行を考える姿勢を持つことを重視し、この事務員自身が自分の頭で考えて貰うことにより、その可能性を引き出すことに努めました。兎に角、最初から答えを与えず「自分なりに考える」重要性を自覚して貰いたかったからです。このように事務員を育てる方針を立てたのは、現在21年目になる筆頭事務員が入所3年目位でしたので今から18年ほど前のことでした。
以上:1,183文字

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