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桐法律事務処理システム改善作業着手宣言-無駄の見直し2

平成28年 1月 8日:初稿
○「桐法律事務処理システム改善作業着手宣言-無駄の見直し」の続きです。
当事務所事務処理は、99.9%日本語データベースソフト桐で行い、ワード・一太郎等ワープロソフトを使用することは殆どありません。この事務所事務処理に必要なデータはサーバーのPドライブの事務Nと言うフォルダに入っています。この事務Nフォルダの中には、サブフォルダが77個も入っています。サブフォルダを除いたルートフォルダだけで平成28年1月8日現在ファイル数2955個5.94Gのファイルがあります。

○そのうち桐関係ファイルは以下の通り、合計2717個です。
ルートフォルダ
TBXファイル数481個3.46G(+BAKファイル数252個1.95G)
FRXファイル数715個66.6M
RPXファイル数836個219M
KEXファイル数298個77.1M
CMXファイル数135個33.2M


○TBXファイルがデータを入れる表ファイル、BAKファイルはTBXファイルのバックアップファイル、FRXファイルがデータを編集するフォームファイル、RPXファイルがデータを印刷するレポートファイル、KEXファイル・CMXファイルは、システムとして動かすプログラムファイルです。RPXファイル数836個、FRXファイル数715個と数が圧倒的に多いのは、必要が生じる度に、また何か思いつく度に、次から次に追加していったからです。現在使用していないファイルも相当あります。

○「無駄の見直し」とは、これらの膨大なファイル数を減らすことに尽きます。私の作成したフォームファイルには、レポートファイルを使うためのコマンドボタンが多数あります。例えば、共同受任弁護士が居る事件の場合、レポートにその共同受任弁護士名を入れるために新たなレポートを作り、この新たなレポートを使うための新たなコマンドボタンをフォームに貼り付けてきたため、フォームは継ぎ接ぎだらけで見栄えも悪く、当事務所以外の人には使えない状態です。要するに汎用性がありません。

○法律事務処理で使用するレポートは、基本的に通知書・報告書・訴状等各種申立書・準備書面・裁判所連絡書面等それほど種類は多くありません。それが836個ものレポートファイルが存在するのは、表題毎、共同受任弁護士毎等新たに別個のレポートファイルを作って追加していったからです。これを事件簿等TBXファイルのデータでそのレポートファイルの表示を変えれば、いちいち別のレポートファイルを使う必要はなくなります。

○例えば共同受任弁護士毎のレポートファイルについては、弁護士名を事件簿TBX或いは共同受任弁護士TBX等を作ってそのデータを表示する方式にすれば数十個あったレポートファイルを1個に減らすことができます。現在、顧客簿・事件簿項目構成見直し中ですが、顧客簿はそれほど見直しの必要性はないようですが、事件簿は相当見直しが必要です。表の項目構成も、一ファイルの項目数はできるだけ少なくして、ID項目で必要に応じて結びつける方(リレーショナル化)が合理的です。これらの作業をどのように行うか、あれやこれやと時間をかけて検討しなければなりません。

以上:1,296文字

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