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桐法律事務処理システム改善作業着手宣言-無駄の見直し

平成28年 1月 7日:初稿
○「平成28年の目標整理概観等-変わり映えしませんが微妙に変えています」の「○桐・IT関連」に桐システムの改善目標を記載していましたが、ここに記載した以外に大幅改善の必要に迫られています。当事務所では、顧客簿・事件簿から始まる顧客・事件管理書面は殆ど全てを日本語データベースソフト桐で行っています。そのメニューは以下の通りで、スケジュール管理・会計処理・各種文書作成等に分けて多岐に渡るメニューコマンドを用意しています。



○「小松事務所パソコン等システム変遷のまとめ」記載の通り、桐による文書管理は平成4年から始まり、その時から必要に応じて桐ファイルを作成し続け、平成28年まで23年間で作成したファイルは膨大な数に及び現在メイン事務処理ファイルを管理しているフォルダ「事務N」は左図の通り、フォルダ数77、ファイル数1万3933にも及んでいます。

○これだけ膨大なファイルになっている理由は、桐ファイルの構成にあります。桐は、基本的にはデータを入れる表ファイル(TBXファイル)、データを編集するフォームファイル(FRXファイル)、データを印刷するレポートファイル(RPXファイル)の3つで構成され、さらにプログラムデータを入れるイベント・一括処理ファイル(KEX・CMXファイル)等もあり、これらの必要ファイルを必要に応じて作成していく内に膨大なファイル数になってしまいました。

○桐は、大変柔軟なソフトで、いったん作成した後でも、基本構成に至るまで変更ができ、必要なファイルを継ぎ足して、機能の追加がいくらでもできます。私には不可能な機能追加は、桐師匠【多遊】さんにお願いして作成して頂き、現在のID付顧客簿・事件簿を基幹とした現在の事務処理システム基本ができた平成13年頃に比較すると平成28年現在のシステムは遙かに多機能で便利なシステムに深化しています。


○ところが必要に応じて次々にファイルを付け足していった結果、そのファイル数は膨大な数に及び「事務N」フォルダに入っているファイル数は、1万を遙かに超えてしまいました。しかし、ファイル数が多いほどシステムとしては、無駄の多いダメなシステムと評価されます。何事もそうですが、「シンプル イズ ベスト」で、且つ、それを構成するデータも少なければ少ないほど良いシステムです。その意味で、私が20数年に渡り、コツコツと作り上げてきた「自称」日本一便利な法律事務処理システムは、その構成は無駄が多い日本一ダメなシステムとも言えます(^^;)。

○そこで平成28年は、この無駄の多いシステムのシンプル化という大改善作業に入りたいと念願して、ああでもない、こうでもないと色々思案中です。思案した結果、まず最も基本となるデータを入れる表ファイル(TBXファイル)の項目構成から見直す必要があり、この基本的見直しができたら、桐師匠【多遊】さんのご意見も聞いて、難しい作業をお願いする予定です。
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