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私のデータベース論2-一文書一レコードが原則

平成18年11月30日:初稿
○私のデータベース論を続けます。
 平成6年頃ですが、顧客簿等単語もの一覧表ものデータベースだけでなく、連絡文書等文章ものを桐で一文書一レコードとして作成し、印刷は帳票(DOS桐でのレポートファイル)を利用して行う方法を編み出し、私はその便利さに驚喜し、その感想を、「基本構造」に次のように記載しています。
しかし、やがて通知書を手始めに、一文書一レコードとして文書を作るようになり、便利さに感動しました。何より過去のデータが同一ファイルのレコードとして残っていますので、いちいちファイル毎に探すワープロソフトデータより遙かに簡単に目的のデータを探すことが出来ます。更に検索して見つけたデータをコピー等で再利用する方法もレコードをコピーするだけですからワープロソフトデータよりも簡単に出来ます。

○このように文書ものデータをひとたびデータベース化して作成するようになると、通知書等連絡文書だけでなく、訴状、準備書面、報告書などのように場合によっては1万字を超える長い文書もデータベース化したくなりました。しかし、桐は一レコード4000字以内という決定的な制限があり、当初は、長文文書ものデータベースは無理と諦めていました。

○ところが印刷用ファイルがDOS桐での帳票と呼ばれた時代は気付かなかったのですが、WIN桐になってレポートと呼ばれるようになってから、一覧表印刷形式があり、これを利用すると、複数レコードデータをあたかも一文書のように印刷できることを発見して驚喜しました。平成11~12年頃の話しです。

○データベースソフト桐は一レコード4000文字以内という文章ものデータベースソフトとしては、致命的とも言える制約がありますが、上記の通りレポートの工夫により、長編小説も書くことが出来ます。しかしデータベースとしてはやはり一文書一レコードが大原則であり、桐を利用しての文章データは、一文書を長くても3000文字程度に収める工夫をすると却ってデータとしての価値が出てくる場合もあります。

○私の好みですが、一文章は、テーマを小見出し等の表題として文字数800~1200字程度に押さえた方が、読み手にとって読みやすいように感じます。何万字もの長文が、何らの小見出しによる区切りもつけずにだらだらと続くとそもそも読む気にならなくなります。

○こう考えると桐の一レコード4000文字の制限はむしろ合理的とも思えてきますが、一つのテーマについて800~1200字程度で押さえて、文章化してデータベースとして積み重ね、これを更に分類、細分類等階層構造で整理すると更にデータベースとしての価値が出てきます。
 私のHPはこのようなデータベース作りを目指しています。
以上:1,117文字

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