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なんでも桐化する意味3-データ検索・並べ替え等

平成18年 4月14日:初稿
○何でも桐化することによるメリットとして、①データの整形・表示の自動化、②データの結合による省力化を上げましたが、第3にはデータの検索、置換、並べ替え、絞り込み等のデータ処理機能があります。

○桐にはデータの相当強化された検索、置換、並べ替え、絞り込み等のデータ処理機能がデフォルト(初期設定)でついています。検索には値、比較式、条件等、並べ替えには項目毎に昇順、降順、絞り込みには、値、比較式から同一値まで8種の絞り込み方法が標準でついており、大変便利です。

○私が先ず重宝しているのが検索機能です。過去のデータは全て桐化することにより一つのファイルの各レコードに収められていますので、検索が容易です。

○ワープロソフトの場合、一文書一ファイルなので必要なデータがどのファイルに入っているのか、先ずファイルを探し、そのファイルに大量データが入っている場合、そのファイルを開いて更に必要なデータを探さなければなりません。必要なデータが多数のファイルに入っている場合は、検索されたファイルを全て開く必要がある場合もあります。

○その点桐化すると一ファイルの中の各レコードにデータが入っており、他のファイルを開く必要が無く、データ検索が飛躍的に便利になります。私はこれを
一文書一ファイルから一文書一レコードへ
と言う標語で事務所で使用する全ての文書の桐化を図りました。検索したデータの複写もレコード丸ごとでもレコードの必要項目だけでも簡単に出来、データの再利用が容易になります。

○次に重宝しているのが絞り込み機能です。私は全てのファイルに事件ID項目をつけて各レコードのデータがどの事件に関するものかを特定しています。これで日付順にランダムに入力されたレコードも事件ID毎に絞り込みをかけ更に時間順に並べ替えることによって当該事件毎に時間順に一覧できます。

○例えば電話受付記録、業務日誌等もクリック一つで当該事件だけにデータを絞り込んで当該事件だけの電話記録、裁判期日記録が一覧できてその流れが判り大変便利で、この具体例は「桐による電話受付簿紹介」、「電話受付簿(未完成)」で説明しております。

○以上の通り「何でも桐化」によるデータ処理の効率化、省力化、合理化は計り知れないものがありますが、まだまだ不十分と思っており、今後も楽しみながら「何でも桐化」を進めて行きたいと思っております。
以上:978文字

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