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桐による業務日誌等利用方法紹介

平成17年 6月10日:初稿
○更新情報です。
桐法律事務の「日誌等スケジュール管理」を更新しました。画像が6枚入っているのでちと重くなっていますが、ご参考にしていただければ幸いです。

○当事務所のスケジュール管理は、総合日誌.tblにデータを置き、各種フォームによって行っており、概要は以下の通りです。

・基本フォームは、年月日をグループ項目とする一覧表フォーム形式で、1日毎に記載できるようにしており、この総合日誌.tblを共有使用として、全事務員のパソコンから同時入力が出来ます。

・項目は、年月日から始まります。平成20年12月31日まで毎日一レコードを入力済みですが、最初に立ち上げると、立ち上げた日の年月日が開かれます。

・先ず時刻、次に関係依頼者名を入力します。
依頼者に関係事件があるときはその依頼者にかかる事件IDが表引きで表示され、事件IDを選択入力します。勿論、事件に関係ない予定であれば事件IDは入力しません。

・この事件ID入力が極めて重要で、これによって事件簿等必要なファイルデータとリレーショナルが可能になり、例えば、期日請書は、予定期日、時刻、期日種類を入力すれば後はクリック一つで作成できます。

・各期日毎に依頼者に報告書を送付していますが、これは報告書入力フォームによって必要なデータを入力し、顧客の住所等は顧客簿から、事件名等事件関係データは事件簿から表引き表示され、期日の予定等期日関係データを入力するだけで、「一度入力したデータは二度と入力しない」で簡単に報告書を作成できます。

・次回期日もここで入力したデータを自動転記しますので、ここでの入力を誤らない限り、転記ミスは生じません。

・依頼者名と言うラベルを兼ねたコマンドボタンをクリックするとその依頼者の事件についての関係期日だけが絞り込まれて時間順に表示され、所要時間の合計、期日等の回数が表示され、事件の流れが一望でき、大変便利です。

・この他にもああしたい、こうしたいと思うことが出てくればその都度必要に応じて作成していきます。

○一昨日の電話受付簿もそうですが、日々積み重なるデータは正にデータベースソフトで管理するためのデータであり、データベース利用の初歩として日誌データのデータベース化をお勧めする次第です

以上:928文字

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