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桐による電話受付簿紹介

平成17年 6月 8日:初稿
○更新情報です。
桐法律事務の電話受付簿を更新しました。画像が6枚入っているのでちと重くなっていますが、ご参考にしていただければ幸いです。

○当事務所電話受付簿概要は以下の通りです。
・基本フォームは、年月日をグループ項目とする一覧表フォーム形式で1日毎に記載できるようにしています。
・項目は、年月日から始まりますが、立ち上げると、立ち上げた日の年月日が自動的に入り、記載を始めたその瞬間の時刻も自動的に入力されます。

・受者名は、事務員4名と私の名前が値集合で出て来ますので、選択して入力します。
・用件は、「電話がありました」、「電話を頂きたい」、「もう一度電話します」、「電話をしました」等の良くあるパターンが値集合で出て来ますので、選択して入力します。

・用件が「電話を頂きたい」で、結果が未定義の場合、目立つように「電話を頂きたい」は赤色で且つ画面上部に表示され、結果に"済み"が入力されると、「電話を頂きたい」が黒表示に戻ります。

・その電話に関係する依頼者名を入力するとその依頼者にかかる事件IDが表引きで表示され、事件IDを選択入力します。事件に関わる電話は必ず事件IDを入力します
これによって依頼者名をクリックするだけで、その依頼者の事件についての電話だけが絞り込まれて時間順に表示され、電話の流れによって事件の流れも把握でき大変便利です。

・電話記録レコーが長くて基本フォームでは読みづらい場合、カード型の拡大フォームに切り替が出来ます。

・私が出張中は、2時間置きに電話記録データをベッキーでメール送付できるようにしています。送付する電話レコードをレコード右端にあるチェックボタンでチェックしてメール送信コマンドボタンを押すと、ベッキーが自動的に立ち上がり、Ctrl+Vで貼り付けるだけで簡単に送信できます。

・これは私の携帯メールアドレスとパソコンで受ける第2アドレスに送信できるように設定してあり、手続定義はちと面倒で、この定義は【多遊】さんにご教示頂きました。

・その他「依頼者名検索」、「架電者名検索」等の各種検索は桐の最も得意とするところで簡単に出来ます。

平成5年頃に電話記録をそれまでのノート記載方式から桐データベースに切り替えましたが、飛躍的に便利になりました。
データベース利用の初歩として電話記録のデータベース化をお薦めします。

以上:971文字

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※大変恐縮ながら具体的事件のメール相談は実施しておりません。

 


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