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桐による電話記録、スケジュール管理等

平成17年 6月 7日:初稿
○久しぶりに桐の話題です。このブログを始める前は毎朝1時間は桐で遊んでいましたが、このブログを始めてからは桐で遊ぶ時間が殆どなくなってしまいました。

○当事務所事務処理体制は99%桐であり、最初の顧客簿、事件になった場合の事件簿から始まって各種通知書、各種裁判書類の訴状から準備書面まで全て桐で作成しており、ワープロ使用は殆どないところ、桐による事務処理体制はほぼ固まってさほど不自由を感じなくなったために、桐体制の進歩が止まってしまいました。桐の能力からすれば、進歩の余地はまだまだ山のようにあるのですが。

○桐はデータベースソフトであり、データベースソフトは普通住所録作りから始まります。当事務所の場合住所録に該当するのが顧客簿であり、私の個人的人脈簿とも兼ねており、年賀状作成・整理等にも威力を発揮しています。

○当事務所では顧客簿・事件簿の2ファイルを柱にして、毎日の電話記録管理やスケジュール管理も、電話受付簿、総合日誌という名称のファイルで行っています。
桐で行う利点は事件簿と共通の事件ID項目をもうけて電話記録、スケジュール記録を事件簿とリレーショナル化して利用できることです。

○電話記録にしてもスケジュール記録にしても事件IDによって事件毎に絞り込んで日付順に並べ替えることなど桐の最も得意とするところでコマンドボタンを貼り付けクリック一つで実現して必要なデータを簡単に検索することが出来ます。

○更にスケジュール記録では事件簿とのリレーショナル化によって期日を入力すればクリック一つで期日請書を作成できます。期日請書には事件番号、事件名、当事者名等も記載しなければなりませんが、共通の事件ID項目によって事件簿から必要なデータを取り寄せ表示出来るからです。事件IDデータだけを入れれば後は一度入力したデータは二度と入力する必要がありません。

○かように桐は使い込むとホントに便利なソフトですが、多くの同業者は例えばスケジュール管理電話記録管理はサイボウズ、会計は弥生会計、顧客簿等はエクセル、文書作成はワード等など各業務種類毎に違うソフトを使っています。

○当事務所は会計も桐でありこれも事件ID項目をもうけ事件簿と連動して利用でき、領収証作成など事件簿データを流用して簡単にできます。
一つのソフトで殆ど全ての業務をこなす方がずっと合理的と思うのですが、業務毎に違うソフトを使う方が一般的です。私から言わせるともったいないの一言ですが。

以上:1,013文字

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