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小松亀一法律事務所事務処理準則3

昭和62年 1月 1日:初稿 平成17年10月25日:更新
第3章 事件データ管理

第14条(事件管理データ入力)

・事務員は担当を命じられた事件について、速やかにH:\A\事件管理ディレクトリ内の所定データを次のとおり入力する。
①総合日誌.TBL
②顧客データ.TBL
③事件簿.TBL
・前項の当事者名(①、③の[氏名1]・[氏名2]と②の[氏名1])の入力は、全く同じ形式で入力すること。
<二行コメント>
①、②、③の入力形式が一字でも異なると第18条等の結合表(.VIW形式)が機能しなくなるので注意。


第15条(総合日誌入力方法)
・弁護士及び事務員は総合日誌を次のとおり入力する。
①裁判事件の期日等は、裁判所や弁護士からの連絡があり次第、又経過表及び報告書から判明次第直ちに。
②弁護士からの指示のあった依頼者との打ち合わせ予定等。
③弁護士会法律相談、委員会、私的研究会等の重要事項は、弁護士の指示又は連絡書面で判明次第直ちに。
・事務員は、原則として自己の担当事件についての打合せや裁判期日等について入力する。但し、弁護士からの指示があった事項については、第一に局長事務員が、第二に担当事務員又は次長事務員が入力する。


第16条(総合日誌の転記保管及び活用)
・一般事務員は、総合日誌から判明する予定について、前日業務終了時に、事務室予定記載用ホワイトボードに記載する。
・次長事務員は、総合日誌から判明する予定について、弁護士が所持すると同じ手帳に弁護士記載と同様に記載して保管する。
<一行コメント>
総合日誌が全ての始まり。


第17条(顧客データ管理)
・相談のみの依頼者については局長事務員が入力する。
・同一事件で複数の依頼者の場合でも顧客データ.TBLには依頼者1名毎に入力する。
・顧客に限らず重要な取引先は、弁護士の指示により次長事務員が、顧客.TBLに入力する。
<一行コメント>
顧客は我々を食べさせてくれる神様。そのデータは大切に。


第18条(事件簿入力方法-基本)
・事件簿.TBLには裁判所及び弁護士からの連絡があり次第随時、担当事務員が所定事項を入力する。
・事件が終了した場合は、担当事務員は速やかに当該事件データについて終事件簿.TBLに移記し、事件簿.TBLからは削除する。


第19条(事件簿入力方法-具体例)
・同一依頼者の同一事件でも審級手続毎に新たに入力する(EX.示談交渉~調停~保全処分~本訴一審~本訴控訴審と至った場合は5事件となる)。
・同一事件で依頼者が複数の場合でも、1事件として入力し、その場合の入力方法は次のとおりとする。
①複数依頼者間で筆頭依頼者を決めて貰い、事件簿の項目[氏名1]には「(筆頭依頼者名)外」と入力し、
②事件経過報告については原則として筆頭依頼者1名宛に送付する。
・複数の事件が併合された場合は、併合決定された日の総合日誌備考欄にその旨記載し、事件簿には新たな事件として事件番号及び当事者名を訂正した事件を追加する。


第20条(経過表)
・経過表(記録表紙裏に貼付)は、弁護士が次の要領で記載する。
 ①具体的手続(裁判手続に限らない)毎に記入する。
<例> 依頼者との打ち合わせ、信書の受送、訴提起、準備書面の受送、 裁判期日及び手続内容等。
 ②弁護士が重要と判断した事項
・経過表は、記載スペースが無くなった場合は、担当事務員は速やかに、新しい用紙を重ねて貼付する。


第21条(事件経過報告の原則)
 事件の進行状況については、依頼者に確認して、送付不要との申出がない限り、各手続毎に担当事務員が報告書(書式4号)を作成し記録に編綴し、あわせて依頼者に郵送する。


第22条(事件経過報告-初回)
・第1回目の事件経過報告の際は、第5条で作成した依頼者用ファイルに事件経過報告書と訴状等の送付書類をファイルして送付する。
・第1回目の事件報告の連絡事項には
①以降送付される書類はこのファイルに綴じて保管すること、
②今後の打合せの際は必ずこのファイルを持参して事務所にお出で頂きたい
旨を記載する。


第23条(事件経過報告-第2回目以降)
 以降、事件進行過程で作成した相手方に対する請求書、訴状、答弁書、準備書面又は相手方より受領した書面等の重要な書面の写し等は、事件経過報告書送付書類欄に記載して、依頼者保管事件記録ファイルに直ちに綴じることが出来るよう2穴を開けて送付する。
<一行コメント>
依頼者サービスは出来るだけ目に見える形にして提供する。


第24条(経過報告書作成方法)
 報告書の作成は以下のとおり行う。
・総合日誌に今回期日(原則として入力済みのはず)と次回期日を弁護士の指示にしたがって入力する。
・この2行のみを選択し、報告編集.FRMで必要事項を編集する。
・③次に経過報告.VIWを開き、更に経過報告.FRMで必要事項(特に次回期日欄)を編集して、「事件経過ご報告の件」を完成させる。
<三行コメント>
 経過報告.VIWは、総合日誌、事件簿の[氏名1][氏名2]、顧客データの[氏名1]が共通で、この3項目のデータが一致するレコードのみ結合する結合表である。
 尚、現在は上記・乃至・の作業は一括処理メニューで処理する。


第24条の2(来所等事前確認)
 担当事務員は、依頼者に次の必要がある場合、当該期日の遅くとも2日前までに担当事務員は、依頼者へ電話で出頭の旨を確認する。
・和解期日・証拠調等で裁判所に出頭する場合
・弁護士から指示のあった重要打合せの場合
<一行コメント>
依頼者への連絡はこまめに

以上:2,229文字

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