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小松亀一法律事務所事務所訪問記事紹介(弁護士会会報から)

平成24年 4月11日:初稿
○当事務所案内の一つとして、仙台弁護士会会報に掲載された平成17年8月18日付事務所訪問記を紹介します。記事の内容は、データベースソフト「桐」の活用方法を初めいずれも当HPでより詳しく説明しているものですが、当事務所紹介の概観・要約として掲載します。

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問 小松先生といえば、データベースソフト「桐」を仕事でフルに活用していると聞いていますが。

私は平成4年から桐を使用するようになり、平成6年から桐の一括処理というプログラミング言語でプログラム化に取り組むようになりました。現在のシステムは10年かけて作り上げたものですが、さらに進化を図っています。
当事務所の文書作成は99%桐で行い、一太郎、ワード等のワープロソフトを使用することは殆どありません。
桐を取り入れたのは、1文書を1ファイルとして保存した場合、後で類似の文書を作成しようとしたときに検索するのが面倒だと思ったのがきっかけです。この点データベース化すると1文書1レコード(データ上の1行として記録)として保存され、文書の使い回しがとても簡単にできることとなります。
これに気づいたことから、全ての文書をデータベース桐を使用して作成しようと決意し、業務日誌や電話連絡簿だけでなく各種通知書から訴状・準備書面に至るまで桐で作っています。

問 データベースソフト桐を利用するとどのような点が便利になるのでしょうか。

当事務所ではお客様が来ると先ず顧客データを入力し、事件になると事件データをそれぞれID付きで入力します。以降は、顧客データ、事件データが二本の柱となり、IDを入力するだけで一度入力したデータは二度と入力しないということが可能となります。
例えば破産受任通知などは、顧客データ、事件データ入力後は、破産受任通知作成画面に顧客IDと事件IDを入力し、債権者数、債務総額を入力するだけで受任通知が完成します。
また、顧客ID上では依頼者の住所を例えば片平1-2-3として管理していますが、裁判所提出用の文書を作成する場合には自動的に片平一丁目2番3号となるようにプログラムしています。
FAX通知書も桐で作成したものを、紙に印刷しないでそのままモデム送信しています。文書を完成させるのがとにかく楽に、早くできますので、簡単な連絡文書は依頼者の前で作成し、依頼者の前で送信しています。それ以前の、聞き取った後にメモをもとに文書を作成していたときよりも作成時間は数分の1に短縮されたと実感しています。
委任状、委任契約書もこれらデータを利用して作成しています。着手金を分割払とする委任契約書も簡単にごく短時間で作成できます。
余談ですが、事件を依頼されたお客様は、顔写真を撮影させて頂き、顧客データに張り付けています。お客様のお顔をしっかりと瞼に焼き付け、一生懸命仕事をしますとお伝えすると撮影を断る依頼者はまずいません。
当事務所桐システムの詳細は、事務所のホームページに全て乗せていますのでそちらをご覧下さい。

問 小松先生のホームページはとても充実していますね。

現在の最大の最大の道楽はホームページ造りで、これも桐で行っています。
実は平成13年に最初のホームページを作ったのですが、平成16年9月まで全く未更新のまま放置していました。それが桐で作ることが出来るようにして完全リニューアルして昨年10月から公開し、毎日更新するようになりました。毎日700~1200字程度は加筆しています。ブログ(ホームページ上の日記)も桐をつかってテーマごとに分類して整理しています。各テーマ・更新状況も全て階層構造で管理されることになりますので、私自身の備忘録的役割も果たしています。
私の生活はたいてい午後9~10時頃には就寝し、翌朝午前3~4時頃に起床、メールをチェックしたあとにホームページ造りを毎日1時間から2時間をかけて行っています。
ホームページの良さは他のホームページにリンクできることにあり、情報を集めるのにとても便利です。例えば私のホームページには骨折をテーマにした情報を掲載しています。これは私自身が今年の5月に骨折し、治癒に至るまでの経過を知るべくホームページで検索したところ、分かりやすいものがありませんでした。そこで私の骨折の回復経過を写真等を入れて記録し、同じような骨折をした人に今後の参考に提供しました。もっともこれをご覧いただいた知人から、生々しすぎると抗議を受けましたが。

問 ホームページを見ての相談はあるのでしょうか。

現在、私のホームページへの1日のアクセス件数は150~250となり、昨年の12月頃からは1週間に1名程度はホームページを見たということで相談が舞い込むようになりました。ホームページをみて来た依頼者は大事にしています。
桐を使ったデータ管理、ホームページ造り等は、私の道楽、楽しみでもあり、これからも趣味と実益を兼ねて続けていくつもりです。但し、私は事務所の拡大志向は全くありません。桐や桐を使ってのホームページ作りは基本的には私の趣味の延長であり、これによって少しでも便利になり、楽に仕事が出来ればそれで十分と思っております。

問 システム化等弁護士業務のあり方に関心があるのですね。

そうですね。私は現在、日弁連の業務改革委員会、業務改革シンポ実行委員会、72条検討チーム、弁護士制度改革本部、知財センター委員会の5つ委員会に所属していますが、何れも業務のあり方を検討する委員会で、何れも興味ある委員会で、真面目に出席しています。
そのため毎月3回程度は上京するのですが、内1回は泊まりがけで、私が最も興味を持っている桐についてネットで知り合った日本有数の桐名人の特別レッスンを受けています。実は日弁連委員会よりこっちの方が重要行事かも知れません。

問 仕事以外の生活はどのようにされていますか。

健康法として真向法とヨガを少々しています。毎朝7時30分には事務所に出て、事務所にあるフィットネススタジオで20分程度やっています。その後の8時頃から事務所の風呂で汗を流し、8時30分頃に身だしなみを整えたところで事務員達が出勤してくるという感じです。真向法は生来の虚弱体質を大部改善してくれました。
また、友人たち25名くらいでサークルを作り、土・日・祭日の午前7時30分から9時までは友人たちとテニスをしており、サッパリ上達しませんが、大いに楽しんでいます。

問 最後に一言

桐は楽しいですよ。皆さんも一緒にやりませんか。

(広報委員会委員A B)

以上:2,695文字

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