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事務所大幅改装中3-情報提供サービス強化策検討中

平成22年 5月 4日:初稿
○平成22年5月4日(火)ですが、まだ事務所改装工事が終わりません。当初予定では5月2日(日)に終わり、3日から書棚より取り出して床に山積みされている書籍を初めとする備品類の整理整頓作業に入る予定でしたが、3日(月)午後10時まで工事を行うも終了せず、4日にずれ込みました。4日も私自身事務所に出て、終日、工事終了後の書籍類の整理整頓作業に当たります。

○今回の改装工事の目玉は702号室です。ここにあった事務設備一式を701号室に移動して、702号室は、「自称」IT設備日本一の法律相談室にする予定です(^^)。703号室には、未だに平成6年秋に導入した液晶プロジェクター三菱LVP1280が天井から吊り下げられていますが,種々の事情で余り活用できないままに終わりました。当初活用予定の10分の1も活用できず、サッパリ元は取れませんでした(^^;)。

○703号室設置液晶プロジェクター三菱LVP1280の画面をお客様にお見せすることが出来ないため、703号室では、90㎝×360㎝(45㎝×180㎝×6台)の会議机上にお客様用ディスプレイを5台置いて、複数のお客様にも私の操作するパソコン画面をお見せしながら、書面造りを行ってきました。しかしディスプレイサイズが、17インチ平均で小さいためなかなか見づらいと仰るお客様も居ました。

○702号室にはプロジェクターではなく65インチ大画面液晶TVをお客様に一番見やすい場所に置いて常時お客様向けパソコン画面として利用し、私の仕事ぶりをこの画面で見て頂こうと思っております。各事件毎の通知書や準備書面等のテキスト書面の画面だけでなく、例えばホワイトボードに記載する説明用図面も、ホワイトボードではなく、ワコムのペンタブレット等を利用して、いわば鉛筆書き感覚で書いて液晶TV大画面に表示して説明に利用し,且つ、説明画面も必要に応じて印刷してお客様にお渡しできるようにしたいと思っております。

○また30分の相談内容とその回答結果についても、出来る限りテキスト文書化し、相談終了時にはこれを印刷してお客様にお渡しする体制を強化したいと思っております。そのためには交通事故、離婚、相続、債務整理等の典型事件についての良く分類整理されたQ&Aデータベースを構築し、必要部分を直ぐに呼び出してコピーし、それにお客様個別事情を元にした個別的回答を書き込んで、一般論から具体論まで解説した文書を30分以内に作成し、印刷してお渡しできるように桐システム化したいと考えております。

○また各相談の事案を迅速整理のため交通事故、離婚、相続、債務整理等の典型事件について事情聴取ポイントを良く整理した聞き取りデータベースも構築し、最初に、事案毎にその必要聴取部分ポイントをコピーしを,担当事務員に聞き取り入力させ、その後、私が内容を確認した上で、必要なQ&Aデータを作成するものとし、出来る限り相談体制を合理化して且つ強化しようと思っております。

○また事件処理に必要な電話応対等も録音して音声データファイルとして事件毎に保管し必要に応じてお客様にお渡しするなど、お客様に対する情報提供サービスの形を出来る限り目に見える形に残し,且つ、再現しやすくする方策の検討を継続していきます。そのために如何に桐を活用するか、楽しみながら、ああでもない、こうでもないと考えていきます。
以上:1,387文字

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※大変恐縮ながら具体的事件のメール相談は実施しておりません。

 


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