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”新”小松亀一法律事務所事務処理準則5

平成21年 6月24日:初稿
○事務処理準則5は、文書の発送・受領と文書データ等作成・管理です。
この分野は、平成5年以前の体制と現在の体制とで相当異なっており、相当部分書き換えました。
驚いたのは、平成5年以前はまだ私が紙の原稿に鉛筆等で手書き起案をして、これを事務員にワープロ清書させる体制が残っていたことです。現時点ではこのような手書き原稿の清書なんて作業は全く考えられませんが、如何に非効率的であったかを痛感します。

○当事務所のパソコン活用変遷経過は、「小松事務所パソコン等システム変遷のまとめ」に記載していますが、「平成4年後半頃から桐の使用を始め」、「平成5年に至りピアツーピア方式で各パソコンのネットワーク化を図り」、「平成7年半ば頃にサーバークライアント方式ネットワークの米Novell社NetWareを導入」しました。

○この「桐の使用」と「ネットワーク化」が事務処理に革命的とも言える発展をもたらしたと自負しています。「平成7年NetWare及びセサミ版桐の導入で桐使用量が飛躍的に増え、各種データの桐化を進め、一括処理の初歩的利用も始めて、桐にのめり込んできました」が、当事務所の事務処理効率化は正に「桐と共に」進んできたことを実感し、改めて桐に感謝しています。

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第5章 文書の受領及び発送
第29条(郵送等文書等の受領)
・次長事務員は、毎日出勤時、午前11時50分頃、午後4時頃の少なくとも3回、1階郵便受ボックスを確認し、郵送文書を受領する。
・受領した文書・物品等は、その文書・物品の担当事務員が、
①葉書・物品はそのままで、又、封書で来た文書は開封し、
②データ・バインダー(受領日付印)を押し、
③受信簿に入力した上で、速やかに、その開封封書と共に、
④各担当者毎ファイルに挟んで、弁護士机上文書ボックスに置く。
・弁護士は文書を閲覧した後は、チェックし、所定の指示をした上で担当事務員の机の上に置き、各担当事務員は、指示に従った処理をする。・葉書は弁護士が保管を要すると判断したものを葉書ファイルに分類整理して綴じる。

第30条(郵送外文書の処理)
・郵送外の文書・物品等を受領した事務員は、前条同様の方法で、弁護士机上文書ボックスに置く。
・委員会通知等仙台弁護士会関係書類は、受領しても受信簿に記載しないで直接弁護士机上文書ボックスに置き、当該委員会担当の事務員は、弁護士の指示に従って各委員会記録等に綴じる。

第31条(文書の発送)
・文書の発送は、原則として、
①その文書に関係する事件の担当事務員が、
②担当事件が明確でない場合は、弁護士の指示を受けた事務員が、
行う。
・文書を発送したときは、原則として事務所用控を記録に綴じる。

第32条(書留・配達証明付き文書の発送)
・配達証明付郵便で発送したときは、事務所用控の次に配達証明葉書貼付用台紙を綴じる。
・書留・配達証明等の送付証明書は、一括して専用の保存ノートを作成して貼付する。
・配達証明葉書は弁護士机に置くことなく、直ちに前・項の台紙に貼付する。

第5章 文書データ等作成管理
第33条(文書作成)
 文書作成等の事務は、原則として、各種通知書から始まる桐メニューの各文書毎作成システムを利用して行い、区分が明確でない文書は自由書式を利用して行い、作成文書の省力化・効率化・データベース化に努める。

第34条(進行事件文書等管理方法)
・事件関係文書の内画像ファイル等桐メニューでの各文書に収まらないものは、サーバーPドライブのフォルダA\民事事件フォルダにお客様名称のフォルダを作成し、その中に保管する。

第35条(終了事件文書等管理方法)
 前条のお客様事件毎フォルダは、事件終了後、サーバーPドライブのフォルダA\民事事件フォルダ内事件種類毎フォルダに移動する。

第36条(文書起案要領等)
・各種文書起案の要領は次のとおりとする。 
①司法研修所要件事実方式を原則とする。
②1要件1文主義を原則とし、2行以上にわたる長い文章は出来るだけ避ける。
③「が」、「の」は、意味が不明確なので出来るだけ使用を避ける。
④形容詞、副詞(著しく、大変、非常に、等)は、文章をあいまいにし、無用に相手の感情を害するので出来るだけ使用を避ける。
⑤訴状は、交通事故、離婚、賃貸借、売買等事件種類毎に訴状作成桐表を分けて作成するように努める。
・事務員が事件処理のために作成する文書の作成要領も前項の例による。尚、弁護士の指示或いは事務員自身の判断で作成する文書は全て事務員自身が起案する。

第37条(お客様との打ち合わせ中作成の原則)
訴状・準備書面・各種通知書等の事件関係文書の起案は、可能な限り、お客様との打ち合わせ中に行い、試し刷りをお客様と担当事務員に交付して、その校正を受けた上で完成清書することを原則とする。

第38条(図書整理)
・図書を購入した場合は、次長事務員は定期刊行物を除いて裏表紙の前面に蔵書スタンプを押し所定事項を記入し、図書データ.TBLに入力する。
・判例時報、判例タイムズは、配本と同時に細目次をコピーして、26穴の目次帳に綴じ、コピーした目次帳に弁護士が赤鉛筆でチェックした部分はコピーして、26穴の判例等コピー帳に綴じる。

第39条(人脈データ)
・弁護士の人脈データは、次長事務員が、友人(FR)、同級生(CM)、同業法曹(弁護士、裁判官、検事、公証人等SP)、隣接業者(司法書士、公認会計士、税理士、弁理士、不動産鑑定士、土地家屋調査士、社会保険労務士、中小企業診断士、行政書士等NP)、親戚知人(RL)、家族(FA)に分類して、個人簿に入力する。
・依頼者及び取引先のデータは、各担当事務員が顧客簿に入力する。

第40条(移動等通知の処理)
・転居通知、独立開業通知等の移動を示す文書が届いた場合、次長事務員が、受領後直ちに前項の個人簿・顧客簿に、旧住所は備考欄に移転年月日と共に移記した上で、新住所を住所欄に入力する。
・年賀状、暑中見舞、お中元、お歳暮の発送、受領は、次長事務員が個人簿・顧客簿にその都度入力する。

第41条(データバックアップ)
 弁護士は、毎日、業務終了時に弁護士使用パソコン5台にNuBakを利用してバックアップを行う。
以上:2,565文字

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