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”新”小松亀一法律事務所事務処理準則3

平成21年 6月22日:初稿
○事務処理準則3は、事件データ管理です。
この部分は、桐システムでの合理化が図られ、平成5,6年当時より,遙かに合理化・省力化が進みました。事件の経過、スケジュール管理は、桐による総合日誌レンタルエクスチェンジサーバー利用アウトルック2007で行っており、大変便利になりました。

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第3章 事件データ管理
第14条(事件管理データ入力)
・事務員は担当を命じられた事件について、速やかに事件簿所定データを入力した後、事件経過直近簿に入力する。

第15条(総合日誌及びアウトルック予定表入力方法)
・弁護士及び事務員のスケジュール管理は総合日誌及びアウトルック予定表によって管理する。
・弁護士及び事務員は総合日誌及びアウトルック予定表に次のとおり入力する。
①裁判事件の期日等は、裁判所や弁護士からの連絡等で判明次第直ちに入力する。
②弁護士からの指示のあったお客様との打ち合わせ予定等。
③弁護士会法律相談、委員会、私的研究会等の重要事項は、弁護士の指示又は連絡書面で判明次第直ちに。
・事務員は、原則として自己の担当事件についての打合せや裁判期日等について入力する。但し、弁護士からの指示があった事項については、第一に局長事務員が、第二に担当事務員又は次長事務員が入力する。

第16条(総合日誌の転記保管及び活用)
・一般事務員は、総合日誌及びアウトルック予定表記載予定について、前日業務終了時に、事務室予定記載用ホワイトボードに記載する。尚、アウトルック予定表と弁護士所持電子手帳の予定表は常に同期されていることを確認する。

第17条(顧客データ管理)
・相談に留まったお客様も後日、事件依頼を頂く可能性があり、そのデータ管理は厳重に行う。
・同一事件で複数のお客様のデータもお客様1名毎に顧客簿に入力する。
・お客様にに限らず重要な取引先は、弁護士の指示により次長事務員が、顧客.TBLに入力する。
・お客様は我々を食べさせてくれる神様であり、そのデータは大切に扱うこと。

第18条(事件簿経過入力方法-基本)
・裁判所及び弁護士からの連絡があり次第随時、担当事務員が所定事項を事件簿に入力する。
・事件が終了した場合は、担当事務員は弁護士の承認を得て、事件簿経過に終了日、終了原因等の必要データを入力する。

第19条(事件簿入力方法-具体例)
・同じお客様の同じ事件でも、審級手続毎に新たな事件として事件簿に入力する(EX.示談交渉~調停~保全処分~本訴一審~本訴控訴審と至った場合は5事件となる)。
・同一事件でお客様が複数の場合、1事件として入力し、その場合の入力方法は次のとおりとする。
①複数お客様間で筆頭お客様を決めて貰い、事件簿項目[氏名1]には「(筆頭お客様名)外○名」と入力し、
②事件経過報告書は、原則として、全てのお客様に送付するものとし、お客様の了解を頂いたときのみ、筆頭のお客様だけに送付する。
・複数の事件が併合された場合は、併合決定された日の総合日誌備考欄にその旨記載し、事件簿での併合された事件は終了原因併合として,終了処理扱いをする。

第20条(事件経過記録)
・経過表(記録表紙裏に貼付)は、弁護士及び担当事務員が次の要領で記載する。
①具体的手続(裁判手続に限らない)毎に記入する。
<例> お客様との打ち合わせ、信書の受送、訴提起、準備書面の受送、 裁判期日及び手続内容等。
②弁護士が重要と判断した事項
③当該事務員が事件処理のため行った事項-書類取寄、書記官との遣り取り、お客様・相手方との遣り取り
・経過表は、記載スペースが無くなった場合は、担当事務員は速やかに、新しい用紙を重ねて貼付する。
・訴状等各種申立書裁判所提出等の重要事項は、総合日誌に入力する。

第21条(事件経過報告の原則)
 事件の進行状況については、お客様に確認して、送付不要との申出がない限り、各手続毎に担当事務員が報告書を作成し記録に編綴し、あわせてお客様に郵送する。

第22条(事件経過報告-初回)
・第1回目の事件経過報告の際は、お渡し済みの第8条で作成したお客様用ファイルに綴じる(ファイリング)ようにお願いする旨付記して、事件経過報告書と訴状等必要送付書類を送付する。
・第1回目の事件報告の連絡事項には
①以降送付される書類はお客様用ファイルに綴じて保管して下さい
②今後の打合せの際は必ずお客様用ファイルを持参して事務所にお出で下さい
の2点を記載する。

第23条(事件経過報告-第2回目以降)
 以降、事件進行過程で作成した相手方に対する請求書、訴状、答弁書、準備書面又は相手方より受領した書面等の重要な書面の写し等は、事件経過報告書送付書類欄に記載して、お客様保管事件記録ファイルに直ちに綴じることが出来るよう2穴を開けて送付する。

第24条(裁判等期日経過報告書作成及び事件経過直近簿確認点検等)
 裁判等期日経過報告書の作成は、原則として弁護士が行い、弁護士は報告書作成毎に事件経過直近簿に必要データを転記するので、担当事務員は当該事件の期日の経過を把握し,特に次に行うべきことを良く自覚し事務処理を怠らないよう努める。

第24条の2(来所等事前確認)
 担当事務員は、お客様に次の必要がある場合、当該期日の遅くとも2日前までに担当事務員は、お客様へ電話で出頭の旨を確認する。
・和解期日・証拠調等で裁判所に出頭する場合
・弁護士から指示のあった重要打合せの場合

以上:2,242文字

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