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”新”小松亀一法律事務所事務処理準則1

平成21年 6月21日:初稿
「アクセス数の多いページの定期的確認-意外な結果」記載の通り、「ページアクセスの一覧」をCtrl+Aでコピーし、そのデータをHP_全頁カウンター.tblに貼り付けて整理されたデータを読み取れるようにしていますが、大分類「事務所」のアクセス数の多いページに、弁護士プロフィール、事務局プロフィールに次いで、意外にも「小松亀一法律事務所事務処理準則2」がランクされていました。

○平成21年11月20日松山全日空ホテルで開催される第16回弁護士業務改革シンポジウム第1分科会「共同法律事務所のマネジメント戦略」に幹事として参加しますが、事務所処理準則サンプル起案を担当させられています。「小松亀一法律事務所事務処理準則1」以下で紹介している当事務所事務処理準則は、今から15年以上も前に記載し、その後、改訂していないもので現状に合わなくなっています。そこでこれを機会に、当事務所の”新”事務処理準則を検討していきたいと思っております。


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”新”小松亀一法律事務所事務処理準則(案)


<初めに>

 本準則は、パソコン(特にリレーショナル・データベースソフト「桐」)及びインターネット等IT技術を高度活用しての事務処理の合理化・定型化・省力化を通じて
・弁護士及び事務員の事務処理能力の向上させ、
・それによってお客様へのより良質サービス提供を実現すること、
を目指して作成する。
   ①内容を充実させ、
   ②読みやすく且つ分りやすい
事務処理準則とするため、弁護士・事務員共に、日々見直し、改良・改訂を加えてゆく。


第1章 事件事務処理総則

第1条(受付簿)
・新規相談・事件依頼の申込は、受付簿によって受け付ける。
・受付簿は、一般受付簿の他に多重債務整理用、離婚事件用、交通事故用、賃貸借用等の各事件種類毎の受付簿を使用する。この事件種類毎受付簿は徐々に増やしていく。

第2条(受付処理-顧客簿・相談記録簿入力等)
・お客様が受付簿所定事項記入後は、事務員が順繰りに顧客簿及び相談記録簿に入力し、この時点で顧客IDを確定する。
・その後、弁護士が相談記録簿に所定事項入力しながら相談を実施し、相談記録簿入力結果は、原則としてプリントしてお客様に交付する。
・相談記録簿は、事案概要、相談事項、回答骨子、備考に分けて弁護士自身が入力するが、事案概要については、事件種類毎に必要データフォームを作成し、表引き利用する。
・相談に留まった受付簿は、事務局長事務員(以下局長事務員と言う)が受付簿を相談記録簿と共に相談事件簿に綴じて保管する。

第2条の2(事件受任処理)
・事件受任の場合の報酬については、弁護士は報酬説明フォームまたはHP上小松亀一法律事務所報酬基準抜粋表を用いて詳しく説明し、原則として報酬説明フォームプリントシステムを利用し、必要な報酬情報を提供する。
・事件として受任した場合、弁護士は速やかに委任・報酬契約書及び委任状を作成し、事件毎に担当事務員を任命し、担当事務員は、事件簿入力を初め次章以下の職務を行う。

第3条(事務指示及び処理結果)
・弁護士は、事務局に対する事務処理指示は、原則として、口頭及び各事務員別日誌弁護士指示項目に入力して行う。   
・事務員は、前項の指示に基づいて事務を処理し、事務処理が完了した時は各事務員別日誌の所定事項に入力する。

第4条(事務員心得-基本)
・事務員は自己の担当事件の依頼者が打合せ等のために来所した際の初めての機会において、自分が事件処理補佐を担当する旨を告げて挨拶し、依頼者と面識を得る。
・事務員は自己の担当事件について、その内容・手続種類・進行状況等を常に把握し、依頼者等からの問い合せに対して速やかに回答できるように怠りなく準備する。
・事務員は、ただ漫然と事件処理をすることなく、常に事件処理の意味を考え、不明・疑問点は弁護士、先輩事務員及び各種文献等で確認し、次条の事務員覚書を作成しながら、事件処理を通じて法律実務に精通するように努める。
・事務員は、自己の担当事件依頼者は自分の客と思って仕える気持を持ち、一つの事件を最初から最後まで担当することで責任感を養う。

第5条(事務員心得-事務員毎覚書作成)
・各事務員は、次の要領で事務員覚書を作成する。
①必要データはその都度事務員毎覚書に入力する。
②弁護士より事務指示を受けた事項又は自ら処理予定とした事項の内自ら必要と判断した場合、事務員毎覚書に入力する。
③事務員は事務処理遂行過程において、重要と判断した事項については、法律手続事項に限らず(特に失敗した事項について)、事務員毎覚書に入力して、事務処理能力の向上に努める。
・各事務員は、常に各事務員別日誌と事務員毎覚書の点検を行い、事務処理に遺漏のないよう努める。

第6条(事務員心得-迅速事務処理の原則)
・事務員は、必要な事務処理事項は可能な限り迅速・的確な処理に努めるものとし、弁護士より指示された事項については、出来る限りその日のちに処理を完了することを原則とするように努める。
・事務員は、事務員覚書等事務処理合理化のために役立つ一切の情報管理のため事務員毎覚書に必要なデータを入力し、事務員相互の閲覧に供し、相互の向上に努める。
・事務員は、実務は体験を通じて身体で覚えることが最も重要であることを自覚し、実務遂行過程で得た知識等有用情報は他の事務員にも知らせることを心がけること。

第7条(事務員職務区分)
・複数名の事務所事務員を
①事務局局長事務員(以下局長事務員という)
②事務局次長事務員(以下次長事務員という)
③一般事務員(以下一般事務員という)
と区分する。
・前項の区分は、所長が事務所在籍期間・事務処理能力等を考慮して決定する。
平成21年6月1日現在は
①事務局局長事務員:○○○○
②事務局次長事務員:○○○○
③一般事務員:○○○○
④パート事務員:○○○○、○○○○
とする。
・局長事務員は、所長の指示に基づき事務局全体の運営を統轄し、次長以下の事務員は局長事務員の指示に従う。
・次長事務員は、局長事務員を補佐し、局長不在の際は局長に代って事務局全体の運営を統轄する。

以上:2,521文字

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